Les réunions en visio-conférence sont essentielles pour gérer une équipe internationale, et sont devenues un outil incontournable dans l’univers post-covid. Mais elles sont aussi la cause du Zoom Doom, un nouveau challenge auquel doivent faire face les employés en télétravail.
Le Zoom Doom, un état de morosité lié à l’usage intensif du logiciel Zoom, peut provoquer de la fatigue, la sensation d’être vidé d’énergie et, dans certains cas, des douleurs physiques. Et cela devient le risque principal auquel s’exposent les employés cette année.
Dans son livre Les 12 lois du cerveau, John Medina souligne le défi que représentent les réunions en visio-conférence. Il explique qu’il est nécessaire d’aborder différemment les réunions en visio-conférence, parce qu’elles ne récréent pas tout à fait la vie réelle. Il faut savoir les utiliser intelligemment.
« Dans un monde virtuel, rien dans votre environnement ne vous aide à soulager l’ennui. Il faut donc créer du contenu qui soit plus dynamique, qui ait du rythme, et diviser les longues réunions en une série de réunions plus courtes. » Les 12 lois du cerveau, John Medina
Les défenseurs du télétravail sont d’accord. Jason Fried, PDG de Basecamp et auteur de Remote : Office not Required, déclare que la plus grande erreur faite par les personnes qui transitionne vers le télétravail est d’essayer de récréer l’expérience de la vie au bureau, et en particulier, quand il s’agit des réunions. Il affirme bien au contraire qu’il faut faire l’inverse.
« Avoir des réunions toute la journée représente exactement cette mauvaise direction. La beauté du télétravail est qu’il nous permet d’optimiser notre façon de travailler, de réduire le nombre de réunion, de réduire le nombre de personnes impliquées dans le processus de prise de décision, et de limiter le besoin de faire constamment appel à FaceTime. »
« La véritable opportunité que nous présente le télétravail est d’en accepter les avantages. Il ne s’agit pas seulement de travailler à distance et de recréer un simulacre du travail en personne et sur place. »
Nous partageons cet avis. Créer des programmes d’apprentissage à distance nous demande une approche bien plus réfléchie qu’une reproduction de cours en présentiel.
De plus, notre expérience de la conception de programmes de formation nous a aidé à améliorer nos propres réunions en visio-conférence, alors que nous sommes devenus une équipe internationale travaillant à distance.
KISS : Keep It Simple Stupid
Comme l’a indiqué Medina, nos cerveaux ne sont pas faits pour rester concentrés en ligne aussi longtemps qu’en personne. Il ne faut donc pas essayer de recréer les réunions d’une journée, ou même d’une demi-journée que vous faisiez au bureau.
Au cours des dix dernières années, nous avons découvert que la durée optimale des sessions de formation en ligne est de 60 à 90 minutes. Assez longtemps pour obtenir des résultats conséquents sans perdre l’attention ou causer de la fatigue.
Planifier chaque minute
En plus de créer des sessions courtes, il faut aussi les structurer en différentes étapes bien précises. Comme l’explique Medina, ce changement de rythme et d’activité permet de maintenir la concentration et l’attention des participants.
Pour une session de 60 minutes, nos formateurs suivent une structure qui a fait ses preuves et qui est basée sur des activités de 10 minutes se déroulant de la façon suivante : échauffement, acquisition, application guidée, application ouverte, activation et retour du formateur.
Nous nous sommes rendu compte que la même approche est aussi bénéfique pour les réunions en visio-conférence. Elles sont structurées de façon à assurer une variété de contenu, d’intervenants et de participants. Tout comme pour nos sessions de formation, l’attention est maintenue et l’engagement des participants monte en flèche.
Développer des moyens de communication hybrides
Learnship Sprint est notre blended learning nouvelle génération, qui nous permet de vaincre le Zoom Doom sans compromettre les objectifs pédagogiques. Il est conçu pour accélérer l’apprentissage tout en réduisant le temps passé en cours virtuel et cela dans le but d’offrir une expérience plus flexible pour les apprenants,
Une formation blended est un programme combinant autoformation et cours en classe virtuelle. L’autoformation est une préparation à la session de 60 minutes dispensée par un formateur, qui permet d’optimiser le temps passé en classe.
Cette approche hybride peut aussi améliorer la communication entre les équipes internationales. Préparez des informations clés, tels que des rapports écrits, et partagez-les au préalable pour que les membres de l’équipe puissent en prendre connaissance de leur côté. Puis, utilisez le précieux temps de réunion pour la discussion collaborative et le développement d’idées.
Learnship aide les équipes mondiales à s’attaquer à leurs tensions culturelles et recueillir les fruits de leur diversité en améliorant leurs compétences linguistiques professionnelles, leur intelligence culturelle et leurs capacités à communiquer.